Protección de Datos

CERTILINGUA S.A.S. (en adelante, «Certilingua»), aliado autorizado de Educational Testing Service (ETS) en Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta por su sitio web certilingua.com.co, sus formularios (incluidos los de sus anuncios en Meta, Google y LinkedIn), su chat, WhatsApp, su correo electrónico, su proceso de inscripción y pago, sus convenios con instituciones y sus demás canales de atención.

Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.

Dirección: Calle 72 # 9-55, Of. 603, Bogotá D.C., Colombia.

Correo electrónico: info@certilingua.com.co.

Teléfono: +57 (311) 527-2434.

Área responsable: la Dirección de Certilingua atiende las consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales por los canales de la sección 09.

Esta política aplica la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Las comunicaciones comerciales siguen además la Ley 2300 de 2023.

Tratamos los datos según los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Salvo las excepciones de la ley, tratamos tus datos con tu autorización previa e informada, que puedes dar de las formas que explica la sección 06.

Titular: la persona natural a quien se refieren los datos personales.

Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona natural.

Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede dar lugar a discriminación, como el relativo a la salud, el origen étnico o los datos biométricos.

Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolectarlos, almacenarlos, usarlos, circularlos o suprimirlos.

Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.

Responsable: quien decide sobre los datos y su tratamiento; en esta política, Certilingua.

Encargado: la persona o empresa que trata datos personales por cuenta de Certilingua, siguiendo sus instrucciones.

Transferencia y transmisión: la transferencia es el envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia; la transmisión, su comunicación a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta de Certilingua.

Recolectamos solo los datos necesarios para cada finalidad. El detalle, agrupado por tipo de titular, está en el recuadro «Datos que tratamos», justo debajo de esta sección.

Datos sensibles: nuestros formularios no piden datos sensibles, como los relativos a la salud, el origen étnico o los datos biométricos. Si decides enviarnos un soporte médico para pedir un reembolso o una reprogramación por una emergencia de salud, no estás obligado a hacerlo; lo usamos solo para evaluar esa solicitud y lo conservamos solo mientras sea necesario para resolverla y atender posibles reclamos. Responder preguntas sobre datos de niñas, niños y adolescentes también es facultativo, pero sin los datos del candidato menor de edad no podemos inscribirlo al examen. Te pedimos no escribir datos sensibles en los campos libres, en el chat ni en WhatsApp.

Candidatos: gestionar la inscripción, el pago y la reserva del cupo; enviar confirmaciones, recordatorios e información sobre la jornada; verificar la identidad el día del examen; administrar el examen con ETS; comunicar resultados y entregar el reporte oficial de resultados; atender cambios, cancelaciones y reclamos según los Términos y Condiciones; prevenir el fraude y proteger la seguridad del examen.

Inscripciones por convenio: se tratan con las mismas finalidades que las demás; además, las usamos para el control interno del convenio. No entregamos a la institución los datos de los candidatos ni los comercializamos: los informes de resultados que recibe una institución son agregados y no identifican a nadie.

Acudientes y pagadores: autorizar la inscripción de un menor de edad, facturar el servicio y comunicarnos sobre la inscripción.

Inscripción sin completar: recordarte por correo completar el pago de una inscripción que iniciaste. Cada recordatorio incluye la forma de dejar de recibirlos.

Personas que nos contactan: responder tu solicitud, darle seguimiento, clasificarla y priorizarla (también con ayuda de inteligencia artificial, sección 12), preparar la propuesta que pediste y atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

Simulacro TOEIC: enviarte el resultado y el diagnóstico que pediste.

Instituciones y distribuidores: gestionar convenios, órdenes de compra, licencias y el acceso al portal de distribuidores.

Comunicaciones comerciales: solo si nos das una autorización comercial aparte (sección 13), enviarte información sobre fechas, precios, cursos y servicios por los canales que autorizaste y, con esa misma autorización, informar tu inscripción a Meta y a Google para medir y mejorar nuestros anuncios (sección 08).

Analítica y publicidad: solo si aceptas las cookies correspondientes (sección 11), medir cómo se usa el sitio, saber qué anuncios te trajeron y mostrarte anuncios personalizados.

Obligaciones legales: cumplir deberes contables, tributarios y comerciales, y atender requerimientos de autoridades competentes.

Seguridad: proteger el sitio y los sistemas, y prevenir el abuso de los formularios.

Estadística: elaborar informes agregados que no identifican a nadie.

Certilingua no vende, alquila ni comercializa datos personales.

Pedimos tu autorización antes de recolectar tus datos, con un aviso que enlaza a esta política. En nuestros formularios la das marcando una casilla, y guardamos la fecha, la versión del texto aceptado y el formulario donde la diste. El formulario de PQR es distinto: los datos de una petición, queja, reclamo o sugerencia los tratamos para cumplir nuestro deber legal de tramitarla y responderte. Cuando nos escribes por tu cuenta, por ejemplo por el chat, WhatsApp o correo, y nos dejas tus datos para que te respondamos, esa conducta nos autoriza a usarlos solo para atender tu consulta, nunca para enviarte información comercial. Tu elección sobre cookies queda guardada en tu navegador (sección 11).

Pedimos dos autorizaciones separadas. La primera permite atender tu solicitud o prestarte el servicio. La segunda, la comercial, es opcional y se ofrece sin marcar; cada formulario te dice por qué canales te escribiremos o te deja elegirlos. No aceptar la autorización comercial no te impide recibir el servicio.

Puedes revocar tu autorización o pedir la supresión de tus datos en cualquier momento, por los canales de la sección 09. La autorización comercial la retiras siempre y sin condiciones, también desde el enlace de baja de cada correo comercial o respondiendo BAJA en WhatsApp. La revocatoria y la supresión no proceden mientras tengas un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo mientras esté en curso tu inscripción a un examen. Si la ley nos obliga a conservar algunos datos, como los soportes contables de un pago, los guardamos bloqueados para cualquier otro uso hasta que venza ese plazo y después los suprimimos.

La edad mínima para inscribirse a un examen es de 8 años cumplidos en la fecha de la inscripción.

Si el candidato es menor de 18 años, lo inscribe una persona mayor de edad. La autorización para tratar los datos del menor la otorga su padre, su madre o su representante legal, después de escuchar la opinión del menor y valorarla según su madurez. Si la inscripción la hace otro acudiente, este declara que actúa con la autorización del padre, la madre o el representante legal, y podremos pedirle que lo acredite.

Los candidatos mayores de edad se inscriben por sí mismos.

Tratamos los datos de menores solo para las finalidades relacionadas con su examen, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

No dirigimos comunicaciones comerciales a menores de edad. Si sabemos que una autorización comercial la dio un menor, la dejamos sin efecto.

El formulario de contacto, el chat y el simulacro están pensados para personas mayores de edad. Si eres menor de edad, pide a tu acudiente que nos escriba por ti.

Educational Testing Service (ETS), en Estados Unidos: los datos del candidato podrán compartirse con ETS cuando sea necesario para administrar el examen, validar la identidad y los datos del candidato, proteger la seguridad del examen y emitir el reporte oficial de resultados. ETS decide sobre esa información como responsable y la trata según su propia política de privacidad, publicada en ets.org. Certilingua no comparte datos con ETS con fines comerciales.

Wompi: la pasarela de pagos recibe de Certilingua tu nombre, correo y teléfono, con la referencia y el valor del pago, y directamente de ti los datos de tu tarjeta o cuenta. Los trata como responsable, según sus propios términos y su política de tratamiento de datos, y nos informa el estado de la transacción.

Encargados: empresas que tratan datos por cuenta de Certilingua, siguiendo sus instrucciones y con deber de confidencialidad: Vercel Inc. (alojamiento del sitio y del CRM); Supabase Inc. (bases de datos del sitio y del CRM, con servidores en Estados Unidos); Microsoft Corporation (correo y calendario, Microsoft 365); OpenAI (asistente del chat del sitio); Anthropic (inteligencia artificial del CRM, sección 12); Resend (envío de correos del CRM); y WhatsApp Business, de Meta (mensajería).

Plataformas de medición y publicidad: Google LLC (Google Analytics y anuncios de Google) y Meta Platforms, Inc. (píxel de Meta), solo si aceptas las cookies correspondientes; y Meta, Google y LinkedIn cuando te registras en un formulario de sus anuncios. Meta y Google tratan esa información también según sus propias políticas.

Solo si nos diste la autorización comercial y te inscribes, informamos esa inscripción a Meta y a Google para medir y mejorar nuestros anuncios, hayas llegado o no por uno de ellos. Les enviamos tu correo y tu teléfono cifrados (en un formato que no permite leerlos), el país, la fecha y el valor de la inscripción, y si llegaste por un anuncio, el identificador de ese clic. Nunca lo hacemos con datos de menores de edad. Puedes retirar esta autorización en cualquier momento como cualquier otra autorización comercial.

Estos proveedores tratan datos fuera de Colombia: en Estados Unidos y, según el proveedor, en otros países donde ellos o sus subencargados tienen infraestructura. Estados Unidos y los países de la Unión Europea están entre los países con nivel adecuado de protección según la SIC. Si un proveedor tratara datos en un país sin ese nivel, lo haremos solo con las garantías que exige la ley.

Autoridades: compartimos datos cuando lo exija una autoridad competente en ejercicio de sus funciones.

Derechos: conocer, actualizar y rectificar tus datos; pedir prueba de la autorización que otorgaste; saber, si lo pides, cómo hemos usado tus datos; revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos, salvo cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (sección 06); acceder gratis a tus datos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber hecho tu consulta o reclamo ante Certilingua.

Canales: el correo info@certilingua.com.co; el formulario de PQR del sitio, con la categoría «Datos personales (consultas y reclamos)»; o por escrito en la sede (Calle 72 # 9-55, Of. 603, Bogotá D.C., Colombia), de lunes a viernes, 8:00 a.m. a 4:00 p.m. Si nos haces la solicitud por otro medio, como WhatsApp, también la tramitamos.

Quién puede presentar la solicitud: tú, acreditando tu identidad; tus herederos (causahabientes), acreditando esa calidad; tu representante o apoderado, acreditando la representación o el poder; y la persona a favor de quien lo hayas estipulado. Los derechos de un menor de edad los ejercen su padre, su madre o su representante legal, acreditando esa calidad. Solo pedimos los datos necesarios para verificar la identidad.

Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles desde que la recibimos. Si no es posible, antes de que venza ese plazo te informamos el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales.

Reclamos: si quieres corregir, actualizar o suprimir tus datos, revocar tu autorización o denunciar un incumplimiento, indica tu identificación, la descripción de los hechos, una dirección de respuesta y los documentos que quieras hacer valer. Si falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes a recibir el reclamo; si pasan 2 meses desde ese requerimiento sin que la envíes, entenderemos que desististe. Si el reclamo no nos corresponde, lo trasladamos a quien deba resolverlo en máximo 2 días hábiles y te avisamos. Cuando el reclamo esté completo, en máximo 2 días hábiles marcamos tus datos con la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo, hasta que lo resolvamos. Respondemos en máximo 15 días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha en que lo recibimos; si no es posible, antes de que venza ese plazo te informamos el motivo y la nueva fecha, que no superará 8 días hábiles adicionales.

Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para su finalidad y para cumplir deberes legales. Cumplido el plazo, los eliminamos o los anonimizamos.

Inscripciones pagadas, pagos y facturación: 10 años, por las obligaciones contables y comerciales.

Inscripciones no pagadas, canceladas o rechazadas: 6 meses.

Contactos que no llegaron a ser clientes: 24 meses desde el último contacto, incluidas sus solicitudes y sus datos comerciales.

Datos de contacto dejados en el chat: 12 meses.

Datos de contacto del simulacro: 24 meses. Después conservamos el intento sin datos que te identifiquen.

Solicitudes sobre datos personales y su respuesta: 5 años.

Personas que pidieron no recibir comunicaciones comerciales: mientras sea necesario para respetar esa decisión. Guardamos ese dato protegido criptográficamente, no en texto legible.

Si pides la supresión antes de que venza el plazo, suprimimos tus datos, salvo los que debamos conservar por ley, que quedan bloqueados para cualquier otro uso hasta que venza su plazo. Si además pediste no recibir comunicaciones comerciales, conservamos solo la huella protegida de tu correo o teléfono para respetar esa decisión.

Las copias de seguridad de nuestros proveedores se renuevan solas: los datos suprimidos desaparecen de ellas cuando esas copias caducan, y nunca las usamos para recuperar datos suprimidos.

Necesarias, siempre activas: la cookie certilingua_eleccion guarda tu elección sobre cookies durante 6 meses y, si entras al portal de distribuidores, otra guarda tu sesión durante 12 horas. El sitio también guarda en tu navegador el avance de tu inscripción hasta que se confirma el pago y la campaña desde la que llegaste hasta que cierras la pestaña; la campaña solo nos llega si nos escribes por el formulario de contacto o si haces el simulacro TOEIC.

Analítica, solo si la aceptas: Google Analytics 4, de Google LLC, mide cuántas personas visitan cada página y cómo llegaron. Guarda las cookies _ga y _ga_* hasta 2 años y recibe las páginas que ves, cómo navegas por ellas, tu dispositivo y tu ubicación aproximada, calculada a partir de tu dirección IP.

Publicidad, solo si la aceptas: el píxel de Meta, de Meta Platforms, Inc., y los anuncios de Google, de Google LLC (si también activas la analítica), miden qué anuncios te trajeron y personalizan los anuncios. Guardan las cookies _fbp (según la configuración de Meta), _fbc (90 días) y _gcl_au (90 días). Meta puede asociar esa información a tu cuenta si usas sus servicios.

Google y Meta pueden tratar estos datos fuera de Colombia, en Estados Unidos y otros países.

El mapa de Google Maps solo se carga si pulsas «Ver el mapa»; al cargarlo, Google recibe tu dirección IP y puede usar sus cookies.

Puedes aceptar, rechazar o cambiar tu elección en cualquier momento desde «Preferencias de cookies», al pie del sitio. Si retiras una autorización, dejamos de cargar esas herramientas y borramos sus cookies de este sitio.

El chat del sitio es un asistente con inteligencia artificial de OpenAI. La conversación se envía a OpenAI, que la procesa fuera de Colombia, en Estados Unidos y otros países, para generar cada respuesta. Si nos dejas tu nombre, teléfono o correo, podemos guardarlos junto con tu último mensaje y lo que nos cuentes sobre ti o tu empresa, para que un asesor te contacte. No escribas datos de salud, documentos de identidad ni datos de menores de edad.

En el CRM usamos inteligencia artificial de Anthropic, que procesa la información en Estados Unidos, Europa, Asia o Australia y la guarda en Estados Unidos, para clasificar y resumir las solicitudes que recibimos por formulario, correo o WhatsApp y apoyar al equipo en sus respuestas. En WhatsApp puede responderte un asistente con inteligencia artificial: su primer mensaje te lo indica y, en cualquier momento, puedes escribir «asesor» para hablar con una persona.

No tomamos decisiones con efectos jurídicos sobre ti basadas únicamente en un sistema de inteligencia artificial.

Solo te enviamos información comercial si nos diste la autorización comercial, y únicamente por los canales que autorizaste.

Horario: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, como exige la Ley 2300 de 2023.

Cada comunicación comercial incluye una forma sencilla de dejar de recibirlas. En WhatsApp puedes responder BAJA.

Protegemos los datos con medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo: comunicaciones cifradas (HTTPS/TLS); bases de datos con control de acceso por fila y acceso restringido al personal que lo necesita; credenciales y secretos protegidos; registros técnicos sin datos personales; y proveedores de infraestructura que cifran la información almacenada.

Revisamos estas medidas al menos una vez al año y cuando hacemos cambios importantes en los sistemas que tratan datos personales.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo gestionamos con nuestro protocolo interno, lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda y te informamos cuando el riesgo lo amerite.

Esta política rige desde el 3 de octubre de 2026 (versión 2026-10.1) y reemplaza la versión 2026-10, que rigió desde el 1 de octubre de 2026 y a su vez reemplazó la 2026-08. Las bases de datos se mantienen mientras duren sus finalidades y los plazos de la sección 10.

Si hacemos un cambio sustancial, lo publicamos en este sitio antes de aplicarlo y, cuando tengamos tu correo y el cambio te afecte, te lo comunicamos por ese medio. Si el cambio afecta la finalidad del tratamiento, te pediremos una nueva autorización.

Los datos que recogimos con versiones anteriores de esta política se siguen usando solo para las finalidades que esa versión informaba. Para usarlos con una finalidad nueva, como enviarte información comercial, te pediremos antes una nueva autorización.

Cada versión lleva una etiqueta y una fecha, y cada autorización que das en nuestros formularios registra la versión que aceptaste.